Jaki program do fakturowania dla małej firmy?

Każdy przedsiębiorca prowadzący własną firmę dokonuje określonych transakcji. Najpowszechniejszym sposobem na udokumentowanie tych transakcji są faktury. Wyróżnia się faktury w formie papierowej – faktury VAT, oraz faktury w formie elektronicznej.

Przedsiębiorcy nie posiadający własnych księgowych najczęściej zastanawiają się jaki program do fakturowania dla małej firmy sprawdzi się bez zarzutu. Ważne jest bezpieczeństwo, zabezpieczenia wystawionych faktur oraz kopie zapasowe danych. Istotna jest też wysokość opłat za program do fakturowania. Większość drobnych przedsiębiorstw wybiera jedynie te darmowe, co jest logiczne, ponieważ nie stać ich na utrzymanie pracownika zajmującego się księgowością, zatem nie chcą też płacić za programy. Te jednak często są warte swojej ceny, ponieważ nieporządek w dokumentacji firmy może kosztować właściciela dużo więcej.

Faktury mogą być wystawiane jedynie przez istniejącego i upoważnionego kontrahenta. Takie faktury dają przedsiębiorcy prawo do obniżenia podatku należnego. Skutkiem czego danina na rzecz Skarbu Państwa będzie niższa. Każdy podatnik VAT (osoba zarejestrowana jako czynny podatnik VAT, zwolniony z VAT bez względu na to czy dokonał w US rejestracji na druku VAT-R czy też nie, wykonująca samodzielnie działalność gospodarczą) jest podmiotem upoważnionym do wystawienia faktury. Fakturę może wystawić również wybrana osoba upoważniona – przedstawiciel podatkowy. Wyjątkiem mogą być także organy typu fundacje lub różne organizacje, organy egzekucyjne – komornicy, czy nawet sam nabywca usług bądź towaru (według określonych w przepisach okoliczności).
Program do faktur VAT ułatwia proces wystawiania faktury i zapewnia porządek w dokumentacji. Jest przydatny zwłaszcza dla młodych przedsiębiorców, którzy nie mają doświadczenia w prowadzeniu firmy. Poza bezpieczeństwem, programy do fakturowania mają szereg innych zalet. Umożliwiają stworzenie własnego szablonu faktury, która będzie oryginalna i powiązana wyłącznie z daną firmą. Programem najczęściej steruje się poprze aplikację, co umożliwia korzystanie z różnych, dowolnych urządzeń. Ułatwiają przedsiębiorcy także część logistyki, ponieważ oferują dostarczenie dokumentów wprost do klienta, drogą papierową lub elektroniczną. Kolejną zaletą jest także łatwość obsługi, program do pisania faktur jest zwykle intuicyjny i prosty do zrozumienia. Pozwala ponadto monitorować obroty i wyniki finansowe firmy.

Terminy wystawienia faktur różnią się w zależności od rodzaju faktury i innych okoliczności. Dla przykładu: najbardziej popularne jest wystawianie faktury po ówczesnej transakcji, wówczas faktura musi zostać wystawiona nie później niż 15-ego dnia miesiąca następnego po miesiącu dokonania dostawy tego towaru lub wykonania tej usługi. Programy do fakturowania to także mogą ułatwiać i pilnować terminów za przedsiębiorcę. Najbardziej istotną rzeczą jest naturalnie sama treść faktury. Należy zadbać o to, by szereg obligatoryjnych informacji i treści znalazł się na niej, a w dodatku w odpowiednim miejscu. Można korzystać z różnych szablonów, jednak najlepszym rozwiązaniem będzie program do faktur VAT.